Comprendre le fonctionnement de Superdocu

Superdocu permet aux entreprises de collecter des documents et informations auprès de leurs contacts de façon structurée et automatisée, sans échanges fastidieux par e-mail.

Deux espaces distincts

Le client (vous) accède à son espace sur app.superdocu.com. Il configure les séquences, gère ses contacts et suit leur progression.

Les contacts accèdent à leur espace sur le sous-domaine de votre entreprise (ex. votre-entreprise.superdocu.com). Ils y trouvent les séquences qui leur sont assignées et déposent leurs pièces étape par étape.

Les séquences

Une séquence est un processus de collecte que vous définissez. Elle est composée d’étapes ordonnées, chacune pouvant contenir :

• des documents à déposer (pièce d’identité, RIB, etc.)
• des formulaires à remplir
• des écrans d’information (instructions, messages de bienvenue…)
• des contrats à signer (DocuSign)

Un contact progresse dans la séquence étape par étape. Selon la configuration de chaque étape, il peut être contraint de compléter l’étape en cours avant d’accéder à la suivante.

Certaines séquences sont répétables : un contact peut en démarrer plusieurs instances (par exemple, une séquence par dossier ou par mission).

Les rappels

Chaque séquence peut avoir un modèle de rappels automatiques : des e-mails envoyés à vos contacts lorsqu’il manque des pièces ou des réponses.

Vous définissez la fréquence d’envoi, le délai avant le premier rappel et le nombre maximum de relances. Les rappels s’arrêtent automatiquement une fois la séquence complète.

Gérer vos contacts

La section Contacts liste l’ensemble de vos contacts. Vous pouvez y :

• créer un nouveau contact et lui assigner une séquence
• rechercher et filtrer par statut, étiquettes ou membre de l’équipe
• consulter la fiche d’un contact et l’état de ses séquences
• accepter ou refuser un document déposé
• exporter la liste en CSV

Le tableau de bord

Le tableau de bord affiche les contacts ayant soumis ou mis à jour des documents récemment. Il vous permet de traiter rapidement les actions en attente : consulter, approuver ou refuser des pièces sans passer par la fiche individuelle de chaque contact.

Suivi par séquence

Depuis la section Séquences, vous pouvez accéder à une séquence pour voir l’avancement de tous les contacts qui y sont inscrits. Vous pouvez filtrer les contacts par étape pour identifier ceux qui sont bloqués ou en retard.