Qu'est-ce que l'obligation de vigilance pour les entreprises ?

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Qu’est-ce que l’obligation de vigilance pour les entreprises ?

L’obligation de vigilance

L’obligation de vigilance a pour but de lutter contre le travail dissimulé et la corruption, et améliorer la transparence des relations commerciales inter-entreprises. Elle oblige les entreprises “donneuses d’ordre” à mettre en oeuvre des procédures de vérification de l’intégrité des clients, fournisseurs, partenaires et intermédiaires.

Le cadre réglementaire est de plus en plus rigide pour les entreprises, et leurs obligations vis-à-vis de leurs fournisseurs se renforcent à mesure que la législation avance.

Comment respecter son obligation de vigilance ?

Pour les donneurs d’ordre, il s’agira de collecter certains documents de la part des fournisseurs et partenaires, et d’en vérifier l’authenticité et la conformité de manière régulière et pas uniquement au moment de la signature du contrat.

Voici la liste des documents nécessaires pour constituer un dossier légal obligatoire complet, selon le type d’entreprises avec lesquelles vous travaillez :

Toutes les entreprises

Il vous faudra collecter plusieurs types de documents, indépendamment du secteur dans lequel l’entreprise partenaire est positionnée.

Respect du droit du travail :

  • Une attestation d’immatriculation de l’entreprise. Cela peut-être Extrait KBIS de moins de 3 mois, un extrait du registre métier ou tout autre document équivalent.
  • L’attestation de vigilance URSSAF (de moins de 6 mois). Cette attestation inclut un code unique dans la colonne gauche, qui permet de vérifier que l’entreprise est bien à jour dans ses cotisations sociales, en quelques clics, sur le site de l’URSSAF.
  • Une liste du personnel étranger soumis à autorisation, signée par le représentant de la société partenaire et listant les noms, prénom, nationalité, date d’embauche, ainsi que le type du titre valant autorisation de travail et le numéro associé au titre en question.

Assurances :

  • Assurance Responsabilité Civile Professionnelle en cours de validité
  • Autres types d’assurances, selon la nature de votre collaboration

Pièces administratives générales :

  • Relevé d’Identité Bancaire de la société partenaire. Même si cela va de soi, nous le mentionnons ici car la fraude au virement est de plus en plus courante et il s’agit ainsi de bien vérifier avec vos partenaires que l’argent que vous leur transférerez pour leur prestation ne sera pas détourné.

Construction et BTP

En plus des pièces “générales” à collecter, les entreprises de la contruction et du BTP doivent fournir les documents suivants :

  • Assurance Responsabilité Civile décennale standard

  • Attestation fiscale : cette attestation justifie de la régularité de la situation de l’entreprise partenaire (paiement de la TVA et de l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés). L’attestation peut être obtenue en ligne sur le compte fiscal ou auprès du service des impôts, en remplissant le formulaire n°3666 pour les artisans et micro-entrepreneurs.

  • Attestation caisse de congés payés

  • Liste de justificatifs permettant d’authentifier les qualifications de l’entreprise et/ou des salariés dans les domaines de compétences nécessaires à la bonne exécution du contrat

Travail temporaire

Voici la liste des documents spécifiques aux entreprises du travail temporaire, en plus des pièces à récupérer et vérifier de manière générale :

  • Garantie financière obligatoire pour les entreprises de travail temporaire. Elle permet de protéger les intérimaires et les collecteurs de cotisations sociales. Elle est nécessaire au démarrage de l’entreprise et doit être renouvelée chaque année.
  • Déclaration préalable d’activité de l’établissement partenaire.

Transport

Aux pièces nécessaires de la part de toutes les entreprises s’ajoutent une galaxie de pièces justificatives nécessaires à l’obtention d’un dossier de vigilance complet :

  • Attestation de régularité fiscale, comme pour les entreprises du BTP.

  • Par véhicule :
    • Carte grise du véhicule
    • Carte verte du véhicule
    • Assurance du véhicule
  • Par chauffeur :
    • Pièce d’identité du chauffeur, en cours de validité
    • Permis de conduire du chauffeur
    • Attestation de capacité professionnelle
    • Attestation d’emploi (déclaration préalable à l’embauche, contrat, fiche de paie, etc.)
  • Assurance Professionnelle couvrant les marchandises transportées

  • Licence de transport (plusieurs licences selon le type de véhicule, généralement délivrées par la DREAL ou DRIEA)

Ces listes ne se veulent pas exhaustives mais vous permettent d’ores et déjà de voir la constellation de documents nécessaires à votre conformité tiers.

Quels risques si un entreprise ne respecte pas son obligation de vigilance ?

En cas de non-respect de son obligation de vigilance, l’entreprise donneur d’ordre s’expose à de graves sanctions allant de la simple amende à l’emprisonnement. Nous détaillerons ces risques dans un prochain article.

Les lois à connaître

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