Comprendre le fonctionnement de Superdocu

Superdocu est un service sécurisé permettant aux entreprises et institutions de collecter des documents facilement et simplement au même endroit, afin de vous éviter de longs échanges par e-mail.

Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne Superdocu afin de rendre votre expérience plus simple et plus efficace. Vous y trouverez des informations sur les différents onglets de votre tableau de bord et sur la façon dont vous pourrez augmenter votre productivité grâce à notre outil.

Introduction

Superdocu résout un problème pénible : celui de la récupération des documents de vos contacts. Quel que soit votre secteur d’activité, il y a de fortes chances que vous ayez besoin de collecter des fichiers de la part de vos clients, vos prospects, vos partenaires ou encore vos employés.

Quelques exemples :

• Un courtier en immobilier qui souhaite monter un dossier de financement doit récupérer les informations de son client (relevés de compte, fiches de salaires, avis d’imposition, etc.)
• Un responsable des ressources humaines doit récupérer des informations sur les nouvelles embauches (copie de la pièce d’identité, RIB, carte vitale, etc.)
• Un responsable administratif collecte
• Un agent immobilier doit récupérer un certain nombre de données quel que soit son type de client (acheteur, vendeur, locataire…) afin de mettre en ligne une annonce ou de pourvoir un bien.
• etc.

La collecte des documents est souvent rébarbative : il faut envoyer plusieurs mails, s’assurer que toutes les pièces jointes sont disponibles, envoyer des relances en cas de document manquant et télécharger l’ensemble des documents pour les stocker ensuite. Nous souhaitons rendre ce processus 100% automatique, pour que vous n’ayez plus jamais à y penser.

Superdocu vous permet ainsi de définir une liste de pièces à fournir, d’inviter vos contacts à envoyer leurs documents et de les relancer automatiquement s’il manque des documents ou si certains d’entre eux ne sont pas valides.

Espace Superdocu

Votre espace Superdocu est divisé en 3 parties distinctes :

• Une partie Documents qui vous permet de définir des listes de pièces à fournir en fonction du type de contacts.
• Une partie rappels qui vous permet de définir des e-mails automatiques à envoyer à vos contacts en cas de documents manquants
• Votre tableau de bord, qui sert au suivi des documents vos contacts et à inviter de nouvelles personnes à envoyer leurs documents.

Onglet Documents

L’onglet documents vous permet de définir une ou des listes de pièces à fournir en fonction de vos types de contacts.

Par exemple, si vous êtes agent immobilier, vous voudrez créer des listes de pièces à fournir différentes en fonction des différentes typologies de clients que vous avez : acheteur, vendeur ou locataire.

Vous pouvez donc, dans un premier temps, créer des typologies de contacts. Chaque typologie a une liste de pièces à fournir distincte.

Ensuite, vous n’aurez qu’à définir la liste de documents associés à cette typologie particulière en cliquant sur la typologie de contact, puis sur le bouton “Ajouter un document”.

Une fois que vous aurez défini une liste de documents, vous pourrez ensuite passer à l’onglet “Rappels”

Rappels

L’onglet rappels vous permet de créer des rappels automatiques envoyés par e-mail à une fréquence que vous aurez définie.

Par exemple, vous pouvez laisser un délai de 3 jours entre le moment où vous aurez invité une personne à créer ses documents et le premier rappel si cette personne n’a pas envoyé tous ses fichiers.

Vous pouvez définir un nombre de rappels illimité, mais nous vous conseillons d’en créer 5 au maximum, pour éviter de trop solliciter vos contacts.

Tableau de bord

Le tableau de bord vous permet de faire le suivi des contacts:

• Ajouter des contacts
• Voir les mises à jour (si le contact a ajouté un nouveau document depuis votre dernière visite)
• Accepter ou refuser un document
• Télécharger l’ensemble des documents d’un contact donné.

Pour ajouter un contact, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un contact” et de remplir les champs suivants :

À noter :

• N’oubliez pas de choisir le bon modèle de documents pour votre contact. Il peut être défini au préalable dans l’onglet “Documents”, comme mentionné ci-dessus.
• Lorsque vous cliquerez sur le bouton de confirmation, votre contact recevra un e-mail immédiatement, lui demandant de télécharger ses documents dans son espace.